CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

Chuyên mục: Tổ chức Sự kiện

Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên và thường được tổ chức vào cuối năm. Đây là dịp để các doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến các đối tác, khách hàng đã đồng hành cùng đơn vị. Bên cạnh đó, đây cũng là sự kiện để doanh nghiệp tổng kết lại 1 năm hoạt động của mình. Thông thường, hội nghị khách hàng được tổ chức theo 4 bước sau:

Bước 1: Lên danh sách khách mời

Khách mời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến địa điểm tổ chức và số lượng bàn ghế, đồ ăn, cơ sở vật chất có trong bữa tiệc. Chính vì thế, bạn cần phải lên danh sách khách mời chi tiết và đầy đủ. Khách mời thường là những đối tác thân thiết có quan hệ hợp tác lâu năm với công ty.

Khi đã chốt được danh sách khách mời, bạn nên tiến hành mời khách sớm để họ chủ động sắp xếp thời gian. Bên cạnh đó cũng tiện cho việc xác nhận danh sách cuối cùng trước khi hội nghị diễn ra.

Bước 2: Chọn địa điểm tổ chức:

Hội nghị khách hàng là buổi tiệc tri ân và thể hiện bộ mặt của cả doanh nghiệp với đối tác, bạn nên chọn địa điểm sao cho phù hợp với kinh phí tổ chức nhưng vẫn phải giữ được sự sang trọng, lịch sự. Không gian lớn hay nhỏ tùy thuộc vào số lượng khách mời. 

Khi đã chọn được địa điểm tổ chức thì bước tiếp theo là trang trí hội trường. Việc này công ty có thể tự làm hoặc thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Bước 3: Xây dựng thực đơn:

Thông thường, bên cung cấp sẽ có sẵn danh sách các món ăn. Tùy vào chi phí dành cho mỗi người để bạn hoạch định thực đơn gồm bao nhiêu món. Bạn có thể lựa chọn bàn tiệc kiểu truyền thống hoặc tiệc buffet hiện đại. Vấn đề an toàn thực phẩm cũng là yếu tố ban tổ chức cần quan tâm hàng đầu.

Bước 4: Triển khai tổ chức hội nghị:

Trước khi hội nghị diễn ra, ban tổ chức cần bố trí người đón khách và hướng dẫn cho họ chỗ ngồi phù hợp.

Chương trình tri ân khách hàng nên lồng ghép các tiết mục nghệ thuật hay bốc thăm trúng thưởng để không khí thoải mái và vui vẻ hơn. Các suất quà tặng cũng cần chuẩn bị kĩ lưỡng và tránh xảy ra sai sót vì sẽ mất thiện cảm đối với khách hàng.

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều kĩ năng và công sức của cả ekip. Vì thế, việc lập ra một lịch trình công việc chi tiết sẽ giúp kiểm soát được khối lượng công việc tốt hơn. Ngoài ra, chúng còn giúp bạn đo lường được hiệu quả tổ chức cũng như mức độ hài lòng của khách hàng đối với sự kiện.

Nếu bạn cần tổ chức sự kiện khai trương, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Trần Gia để được trợ giúp.

Mọi chi tiết quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp để được tư vấn và giải đáp.