Tư Vấn

CHECKLIST TỔ CHỨC SỰ KIỆN MÀ DOANH NGHIỆP NÀO CŨNG CẦN BIẾT

Được đăng: 17/02/2021

Những đơn vị tổ chức sự kiện đã quá quen với thuật ngữ checklist. Tưởng là dễ, quen thuộc. Nhưng không phải ai cũng biết lên một checklist đầy đủ, chi tiết. Nhằm hiểu rõ được khách hàng và sự kiện mà mình tổ chức. Và không phải nhà tổ chức nào; cũng có thể đặt ra đủ câu hỏi trọng tâm và trả lời hết được chúng. Bài viết dưới đây là 4 checklist tổ chức sự kiện cần làm rõ đầu tiên. Và là cơ sở để doanh nghiệp làm nền móng xây dựng kế hoạch; trước khi tổ chức sự kiện.

Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Kế hoạch được lên dựa vào mục đích tổ chức sự kiện của khách hàng. Trước tiên cần nắm được loại sự kiện đó là gì? Một sự kiện giải trí sẽ ưu tiên chuẩn bị các hạng mục âm thanh ánh sáng đầu tiên. Trong khi sự kiện giới thiệu sản phẩm thì địa điểm tổ chức hợp lý và khâu setup; trang trí sẽ được lưu tâm hàng đầu. Dựa trên những gì đã thảo luận và tìm hiểu với khách hàng, bản kế hoạch đó phải phản ánh đúng nhu cầu tổ chức sự kiện và mục đích tiên quyết mà khách hàng muốn hướng tới như tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, tiếp cận nhiều khách hàng hay đơn thuần chỉ là tổ chức một sự kiện trọng vẹn.

Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Để thuận lợi cho quy trình tổ chức sự kiện, sự liên kết với các nhà thầu phụ là đặc biệt quan trọng. Bởi không một công ty bình thường nào có đủ tiềm lực để bao thầu toàn bộ các hạng mục như bàn ghế, sân khấu, âm thanh ánh sáng, in ấn,… trong một sự kiện, thậm chí có đi chăng nữa thì cũng phải là các công ty tổ chức sự kiện mạnh. Giữ mối liên hệ với nhà thầu phụ thân tín, chất lượng nhưng vẫn phải cẩn trọng trong khâu kiểm tra sản phẩm. Bên cạnh đó, cũng cần xây dựng mối quan hệ với hệ thống nhà thầu cùng lúc để có nhiều sự lựa chọn tốt và phòng trừ thiếu hụt nguồn cung khi vào mùa cao điểm tổ chức sự kiện.

Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Quá trình triển khai sự kiện không chỉ được điều hành bởi một người. Mà một hệ thống nhân sự với những công việc có liên quan trực tiếp với nhau. Trong quá trình sự kiện được diễn ra; cần một có một người quản lý nắm được toàn bộ kịch bản sự kiện; chịu trách nghiệm điều phối các hoạt động một cách nhịp nhàng; phòng trừ rủi ro và di chuyển nhân sự khi cần thiết. Khâu giám sát cần được thực hiện bởi tất cả mọi người, tinh thần làm việc nhóm và có trách nhiệm với công việc sẽ được đánh giá cao bởi khách hàng.

Hơn nữa, giám sát lẫn nhau, nhắc nhở nhau trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau cũng là cách hỗ trợ thiết thực để sự kiện có thể diễn ra thành công, thuận lợi. Đây chính là ma trận quản lí ô vuông theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc, khác với mô hình quản lí truyền thống chỉ có cấp trên mới có quyền giám sát và nhắc nhở cấp dưới.

Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây có lẽ là công việc chính của người quản lý. Dựa trên chi tiết kế hoạch tổ chức sự kiện; các mốc thời gian sẽ được hoạch định rõ ràng cho từng tiết mục. Nhân sự cũng được sắp xếp chỉ đợi đến nhiệm vụ của mình. Đảm bảo mọi thứ sẵn sàng và thời gian chính xác là cách tiết kiệm sức người; sức của mang lại lợi ích cho cả nhà tổ chức lẫn khách mời tham dự. Hơn nữa cũng tạo cái nhìn thiện cảm từ phía khách mời về thái độ làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.

Trần Gia hiểu rõ những điều này và không ngừng học hỏi qua những kinh nghiệm để ngày càng phát triển hơn. Trần Gia mong rằng có thể trở thành đối tác của quý khách trong những sự kiện quan trọng. Cùng đọc thêm những bài viết liên quan về ngành tổ chức sự kiện trên trang của chúng tôi !

Liên hệ với chúng tôi khi cần:

------------------------------------------

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀO MÙA DỊCH COVID-19 – NHỮNG GIẢI PHÁP CHO DOANH NGHIỆP

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 03/02/2021

Thời gian qua, hoạt động phòng, chống dịch bệnh COVID-19 của các cấp, các ngành, các địa phương đã được triển khai tích cực và đạt những kết quả ban đầu, được cộng đồng quốc tế và nhân dân đánh giá cao. Tuy nhiên, dịch bệnh tiếp tục diễn biến phức tạp, xảy ra tại 105 quốc gia với 114 ngàn người nhiễm bệnh và chưa có dấu hiệu dừng lại. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh tế của các doanh nghiệp. Đặc biệt là các dự án, kế hoạch về tổ chức sự kiện. Vậy đâu là giải pháp cho doanh nghiệp? Trong thời điểm này doanh nghiệp cần làm gì?

Theo dõi và cập nhật tin tức thường xuyên:

Để ứng phó được với bệnh dịch COVID-19 trước hết doanh nghiệp cần nắm rõ được những tiến triển và diễn biến cụ thể của dịch bệnh. Nhằm có được nền tảng tốt nhất để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp cho hướng đi sắp tới.

Doanh nghiệp có thể theo dõi và cập nhật các thông tin về bệnh dịch COVID-19 trên các trang tổ chức y tế công cộng và chính quyền địa phương; hoặc các trang báo chính thống có lấy nguồn từ Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), thông tin trực tiếp từ Chính phủ và Nhà nước…

Trong tình hình dịch bệnh bùng phát, có rất nhiều cá nhân, tổ chức lợi dụng và đưa ra nhiều thông tin sai lệch; quý khách cần chú ý và thận trọng trước những tin tức không đáng tin cậy trên các trang mạng xã hội.

Tổ chức sự kiện vào mùa dịch như thế nào - Giải pháp dành cho doanh nghiệp ?

Doanh nghiệp đã có kế hoạch cho nhiều sự kiện của mình trong tình hình dịch bệnh COVID-19. Vậy nên làm thế nào để có thể tổ chức sự kiện vào mùa dịch COVID-19 nhưng vẫn hạn chế những rủi ro nhất định.

Xem xét thời gian hoãn sự kiện

Với những sự kiện đã lên kế hoạch từ rất lâu, doanh nghiệp nên xem xét và dời lại thời gian tổ chức nhằm đảm bảo an toàn nhất. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể cải thiện và thay đổi một số dự định trong dự án, kế hoạch và có những phương án dự phòng tốt nhất cho sự kiện của mình.

Tuân thủ các nguyên tắc phòng chống bệnh dịch khi tổ chức sự kiện

Trong trường hợp không thể trì hoãn lịch diễn ra sự kiện, doanh nghiệp nên tuân thủ một số nguyên tắc phòng chống bệnh dịch một các kỹ lưỡng. Quý khách có thể triển khai đến khách hàng của mình những biện pháp, chỉ dẫn phòng ngừa bệnh dịch từ các nguồn tin chính thống từ Tổ chức Y tế Thế giới, thông tin từ Chính phủ và Nhà nước.

Kiểm tra lại tất cả dây chuyền của buổi lễ, sự kiện. Xác định các yếu tố nhằm hạn chế tối đa nguy cơ lây nhiễm. Ví dụ như:

Tránh tổ chức tại địa điểm đang xảy ra tình trạng cách ly, nghi ngờ; doanh nghiệp có thể thay đổi địa điểm.
Với không gian trong phòng hội nghị, khách sạn thì việc điều chỉnh nhiệt độ cao là điều cần lưu ý.
Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn những địa điểm ngoài trời để có thể hạn chế được tình trạng nhiễm bệnh.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên có những trao đổi và giữ liên lạc với những người tham dự sự kiện. Phác thảo cho các khách mời các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh một cách chi tiết và kỹ lưỡng. Ví dụ như:

Tránh bắt tay, ôm thân mật tại sự kiện.
Đảm bảo mọi người đều phải đeo khẩu trang và phải rửa tay thường xuyên bằng dung dịch sát khuẩn.
Nếu khách tham dự cảm thấy không khỏe thì có thể không đến tham dự.
Trường hợp có người ho, sốt tại sự kiện và có những dấu hiệu nhiễm bệnh thì mọi người không nên hoạn loạn hay rời khỏi sự kiện để tránh tình trạng lây nhiễm. Lúc này doanh nghiệp hãy gọi khẩn cấp đến số điện thoại của Bộ Y tế: 19009095 hoặc 19003228 để có thể được cách ly và xét nghiệm, kiểm tra kỹ lưỡng.

Tổ chức sự kiện trực tuyến

Lần đầu tiên một sự kiện lớn của Apple được tổ chức online trong bối cảnh đại dịch COVID-19 bùng phát. Đây là lần đầu tiên một sự kiện lớn của Apple được tổ chức trực tuyến. Dịch COVID-19 bùng phát khiến hãng không thể tổ chức sự kiện với quy mô lên đến 5.000 người. Với lý do đảm bảo an toàn sức khỏe cho cộng đồng, đây là một giải pháp hoàn hảo cho sự kiện này. Apple chính thức xác nhận Hội nghị Nhà phát triển Toàn cầu WWDC 2021 diễn ra vào tháng 6 sẽ được tường thuật trực tiếp đến hàng triệu lập trình viên trên thế giới.

Với tình hình dịch bệnh bùng phát, việc tổ chức các sự kiện trực tuyến là giải pháp vô cùng hữu hiệu cho doanh nghiệp. Quý khách có thể linh hoạt chuyển đổi các dự án của mình thành sự kiện trực tuyến để đảm bảo an toàn và hạn chế những rủi ro đông người. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức các buổi hội thảo hội nghị trên web hoặc phát trực tiếp sự kiện trên các kênh truyền thông của doanh nghiệp.

Với phương châm làm việc: Chuyên nghiệp - Uy tín - Luôn bám theo lợi ích khách hàng cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo. Trần Gia tự tin trở thành đơn vị tổ chức và cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp lớn nhỏ. Chúng tôi đang tiến những bước vững chắc khẳng định uy tín của mình trong từng dịch vụ cung cấp.