NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành xu hướng bởi không gian trang trí rộng lớn không bị bó buộc, giúp người làm sự kiện thảo thích sáng tạo, hòa mình vào thiên nhiên. Nhưng bên cạnh đó là những hạn chế có thể xảy ra, cùng Trần Gia tìm hiểu một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời nhé.

LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM

Địa điểm tổ chức sự kiện bước đầu tiên trong kế hoạch, cũng là bước quan trọng nhất trong kế hoạch. Vì thế chúng ta phải xác định rõ nội dung, số khách tham dự, chủ đề từ đó lựa chọn ra những địa điểm phù hợp. Một số địa điểm được lựa chọn nhiều nhất như: bãi biển, công viên, các khu sinh thái,… Những nơi có không gian rộng lớn, vị trí đẹp thuận lợi, an ninh tốt.

TRANG TRÍ

Với ưu điểm không gian đẹp khi tổ chức sự kiện ngoài trời do đó các nhà làm sự kiện có thể thoải mái sáng tạo trên không gian đó. Để tạo ra được những sự kiện có không gian ấn tượng, độc đáo, riêng biệt. Chính vì thoải mái trong thiết kế nên những nhà thiết kế lại thường bỏ qua chủ đề sự kiện. Sáng tạo theo ý mình, không thống nhất với chủ đề của sự kiện. Mọi người cần chú ý đến điều này, để một sự kiện thành công thì tất cả mọi thứ phải thống nhất với nhau theo một chủ đề.

HỆ THỐNG ÂM THANH, ÁNH SÁNG

Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công suất lớn để bảo khả năng lan tỏa trong không gian diễn ra chương trình. Vì không gian sự kiện lớn, rộng nên cần đảm bảo yếu tố này.

KẾ HOẠCH DỰ PHÒNG

Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thường có rất nhiều yếu tố rủi ro xảy ra. Chính vì điều đó chúng ta luôn phải có những phương án B. Nhất là yếu tố thời tiết khi trời mưa thì chúng ta phải có phương án khác thay thế. Như tìm một trung tâm tổ chức sự kiện phù hợp, hoặc chuẩn bị mái che cho sự kiện.

Với phương châm làm việc: Chuyên nghiệp - Uy tín - Luôn bám theo lợi ích khách hàng cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo. Trần Gia tự tin trở thành đơn vị tổ chức và cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp lớn nhỏ. Chúng tôi đang tiến những bước vững chắc khẳng định uy tín của mình trong từng dịch vụ cung cấp.

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG SET UP SỰ KIỆN

Vạn sự khởi đầu nan, set up chính là bước đầu tiên quan trọng quyết định sự thành công của một sự kiện nên đòi hỏi mọi công đoạn dàn dựng đều cần phải thật chỉn chu, kỹ lưỡng từ những chi tiết nhỏ nhất. Những kinh nghiệm dưới đây có thể sẽ giúp bạn hạn chế những sự cố không mong muốn cho chương trình của mình, cùng tham khảo nhé!

Kiểm tra kỹ mặt bằng tổ chức - Vấn đề quan tâm đầu tiên

Càng khảo sát kỹ mặt bằng, bạn càng tiết kiệm được chi phí phát sinh không đáng có. Vì sao lại như vậy? 

Thứ nhất, việc kiểm tra kỹ mặt bằng tổ chức về kích thước, kho bãi, phòng ốc, lối thoát hiểm, nguồn điện nước giúp bạn tính chính xác thực tế và phân chia khu hợp lý dù là sự kiện ngoài trời hay trong nhà. Đặc biệt với Event ngoài trời, bạn sẽ không thể nào làm chủ 100% yếu tố thời tiết, vậy nên việc khảo sát địa điểm sẽ ảnh hưởng nhiều đến chi phí tổ chức và cách set up.

Thứ hai, cần lên bản vẽ và layout sơ đồ ghế sát thực tế, chính xác về số lượng và loại ghế cho chương trình. Điều này đòi hỏi bạn cần nắm rõ công thức bao nhiêu m2 sàn cho set up các kiểu bàn ghế khác nhau từ classroom đến theater,... để tính toán sao cho không gian phòng phù hợp với số lượng khách tham dự. Đồng thời, bạn cần phải có sự hiểu biết nhất định về quy tắc lễ tân ngoại giao để có sự phân chia khu vực hợp lý đối với khách VIP và khách thường.

Thứ ba, về vấn đề dựng backdrop, những thông số như giới hạn chiều cao, chiều rộng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc dàn dựng sân khấu nên cần được tính toán sao cho phù hợp, không gây bất tiện cho khách mời tham dự.

Những vấn đề trục trặc thường gặp với các thiết bị dàn dựng sân khấu

Sự thật là, Event càng sử dụng nhiều thiết bị hiện đại thì mức độ xảy ra rủi ro càng cao. Chưa kể những rủi ro khách quan như chập điện hay đổ vỡ các thiết bị nên bạn cần lên kế hoạch dự phòng chi tiết đảm bảo cho một sự kiện chuyên nghiệp được diễn ra suôn sẻ.

Thứ nhất, đối với các thiết bị âm thanh ánh sáng, hiệu ứng sân khấu, bạn cần kiểm tra kỹ về tiêu chuẩn trang thiết bị. Việc này giúp ích cho bạn trong việc sáng tạo và kiểm soát những hiệu ứng sân khấu mong muốn.

Thứ hai, không chủ quan với những thiết bị đơn giản. Sẽ thật không may nếu như bộ đàm của bạn không có đủ tai nghe trong khi hội trường quá ồn ào. Điều tối kỵ nhất của người làm nghề tổ chức sự kiện là có lỗi đột xuất xảy ra trong quá trình chạy chương trình. Có rất nhiều trường hợp khi chương trình chuẩn bị diễn ra thì gặp hư hỏng về các thiết bị. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng tất cả đều đã được kiểm tra thật kỹ và có các thiết bị dự phòng cho các trường hợp phát sinh. Quan trọng hơn cả là tốc độ xử trí!

Không thể phủ nhận được rằng, việc phát hiện, kiểm soát và có các phương án dự phòng, kinh nghiệm xử lý tình huống là vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Một sự kiện thành công là sự kiện có thể truyền tải đến mọi người tham dự trọn vẹn nhất tinh thần cũng như thông điệp của sự kiện. Để đạt được điều đó đòi hỏi việc kiểm soát kỹ lưỡng chất lượng từ khâu dàn dựng, set up đầu tiên. Không ai mong muốn sự kiện của mình bị mắc lỗi dù là nhỏ nhất. 

Tự hào với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại, chất lượng cùng đội ngũ nhân viên chuyên môn kỹ thuật cao, sở hữu phong cách làm việc chuyên nghiệp, Trần Gia tự tin luôn làm khách hàng hài lòng về dịch vụ của mình với sự tỉ mỉ và lòng nhiệt tình.

Liên hệ Trần Gia để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cạnh Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005