TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀO MÙA DỊCH COVID-19 – NHỮNG GIẢI PHÁP CHO DOANH NGHIỆP

Thời gian qua, hoạt động phòng, chống dịch bệnh COVID-19 của các cấp, các ngành, các địa phương đã được triển khai tích cực và đạt những kết quả ban đầu, được cộng đồng quốc tế và nhân dân đánh giá cao. Tuy nhiên, dịch bệnh tiếp tục diễn biến phức tạp, xảy ra tại 105 quốc gia với 114 ngàn người nhiễm bệnh và chưa có dấu hiệu dừng lại. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh tế của các doanh nghiệp. Đặc biệt là các dự án, kế hoạch về tổ chức sự kiện. Vậy đâu là giải pháp cho doanh nghiệp? Trong thời điểm này doanh nghiệp cần làm gì?

Theo dõi và cập nhật tin tức thường xuyên:

Để ứng phó được với bệnh dịch COVID-19 trước hết doanh nghiệp cần nắm rõ được những tiến triển và diễn biến cụ thể của dịch bệnh. Nhằm có được nền tảng tốt nhất để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp cho hướng đi sắp tới. 

Doanh nghiệp có thể theo dõi và cập nhật các thông tin về bệnh dịch COVID-19 trên các trang tổ chức y tế công cộng và chính quyền địa phương; hoặc các trang báo chính thống có lấy nguồn từ Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), thông tin trực tiếp từ Chính phủ và Nhà nước… 

Trong tình hình dịch bệnh bùng phát, có rất nhiều cá nhân, tổ chức lợi dụng và đưa ra nhiều thông tin sai lệch; quý khách cần chú ý và thận trọng trước những tin tức không đáng tin cậy trên các trang mạng xã hội.

Tổ chức sự kiện vào mùa dịch như thế nào - Giải pháp dành cho doanh nghiệp ?

Doanh nghiệp đã có kế hoạch cho nhiều sự kiện của mình trong tình hình dịch bệnh COVID-19. Vậy nên làm thế nào để có thể tổ chức sự kiện vào mùa dịch COVID-19 nhưng vẫn hạn chế những rủi ro nhất định.

Xem xét thời gian hoãn sự kiện

Với những sự kiện đã lên kế hoạch từ rất lâu, doanh nghiệp nên xem xét và dời lại thời gian tổ chức nhằm đảm bảo an toàn nhất. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể cải thiện và thay đổi một số dự định trong dự án, kế hoạch và có những phương án dự phòng tốt nhất cho sự kiện của mình.

Tuân thủ các nguyên tắc phòng chống bệnh dịch khi tổ chức sự kiện

Trong trường hợp không thể trì hoãn lịch diễn ra sự kiện, doanh nghiệp nên tuân thủ một số nguyên tắc phòng chống bệnh dịch một các kỹ lưỡng. Quý khách có thể triển khai đến khách hàng của mình những biện pháp, chỉ dẫn phòng ngừa bệnh dịch từ các nguồn tin chính thống từ Tổ chức Y tế Thế giới, thông tin từ Chính phủ và Nhà nước.

Kiểm tra lại tất cả dây chuyền của buổi lễ, sự kiện. Xác định các yếu tố nhằm hạn chế tối đa nguy cơ lây nhiễm. Ví dụ như:

• Tránh tổ chức tại địa điểm đang xảy ra tình trạng cách ly, nghi ngờ; doanh nghiệp có thể thay đổi địa điểm. 
• Với không gian trong phòng hội nghị, khách sạn thì việc điều chỉnh nhiệt độ cao là điều cần lưu ý. 
• Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn những địa điểm ngoài trời để có thể hạn chế được tình trạng nhiễm bệnh.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên có những trao đổi và giữ liên lạc với những người tham dự sự kiện. Phác thảo cho các khách mời các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh một cách chi tiết và kỹ lưỡng. Ví dụ như:

• Tránh bắt tay, ôm thân mật tại sự kiện.
• Đảm bảo mọi người đều phải đeo khẩu trang và phải rửa tay thường xuyên bằng dung dịch sát khuẩn.
• Nếu khách tham dự cảm thấy không khỏe thì có thể không đến tham dự.
• Trường hợp có người ho, sốt tại sự kiện và có những dấu hiệu nhiễm bệnh thì mọi người không nên hoạn loạn hay rời khỏi sự kiện để tránh tình trạng lây nhiễm. Lúc này doanh nghiệp hãy gọi khẩn cấp đến số điện thoại của Bộ Y tế: 19009095 hoặc 19003228 để có thể được cách ly và xét nghiệm, kiểm tra kỹ lưỡng. 

Tổ chức sự kiện trực tuyến

Lần đầu tiên một sự kiện lớn của Apple được tổ chức online trong bối cảnh đại dịch COVID-19 bùng phát. Đây là lần đầu tiên một sự kiện lớn của Apple được tổ chức trực tuyến. Dịch COVID-19 bùng phát khiến hãng không thể tổ chức sự kiện với quy mô lên đến 5.000 người. Với lý do đảm bảo an toàn sức khỏe cho cộng đồng, đây là một giải pháp hoàn hảo cho sự kiện này. Apple chính thức xác nhận Hội nghị Nhà phát triển Toàn cầu WWDC 2021 diễn ra vào tháng 6 sẽ được tường thuật trực tiếp đến hàng triệu lập trình viên trên thế giới.

Với tình hình dịch bệnh bùng phát, việc tổ chức các sự kiện trực tuyến là giải pháp vô cùng hữu hiệu cho doanh nghiệp. Quý khách có thể linh hoạt chuyển đổi các dự án của mình thành sự kiện trực tuyến để đảm bảo an toàn và hạn chế những rủi ro đông người. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức các buổi hội thảo hội nghị trên web hoặc phát trực tiếp sự kiện trên các kênh truyền thông của doanh nghiệp. 

 

Với phương châm làm việc: Chuyên nghiệp - Uy tín - Luôn bám theo lợi ích khách hàng cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo. Trần Gia tự tin trở thành đơn vị tổ chức và cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp lớn nhỏ. Chúng tôi đang tiến những bước vững chắc khẳng định uy tín của mình trong từng dịch vụ cung cấp.

 ------------------------------------------

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

5 RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng đây chính là điều vô cùng quan trọng mà một event manager phải nghĩ tới ngay khi lập kế hoạch tổ chức. Bạn càng hy vọng sự kiện của mình được diễn ra hoàn hảo bao nhiêu thì thực tế mọi thứ sẽ làm bạn thất vọng vì luôn có những phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy, bạn cần phải biết những sự cố đó là gì, lên kế hoạch cho chúng và chuẩn bị phương án cần thiết cho ngày diễn ra sự kiện.

1. Sự cố về thiết bị trong sự kiện:

Cho dù bạn đang tổ chức một chương trình ca nhạc lớn có sân khấu hoành tráng với hệ thống âm thanh, ánh sáng thuộc dạng thuộc dạng “hàng khủng” hay sự kiện thể thao với một vài nhà lều cùng hệ thống âm thanh đơn giản cho bình luận viên thì bạn vẫn phải kiếm soát những rủi ro có thể xảy ra với thiết bị đó. Những vấn đề này cần được chú ý từ hệ thống công suất nguồn điện, vị trí lắp đặt các thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, bạn cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết? Không chỉ một mình bạn cần đảm bảo an toàn cho sự kiện, vì vậy hãy trang bị cho mình những kiến thức hiểu biết về các đơn vị cung cấp cũng như lưu ý với họ các quy định an toàn trong sự kiện.

2. Quản lý đám đông:

Một phần không thể thiếu trong sự kiện là có rất đông người tham dự, điều đó mang đến một bầu không khí sôi động, vui vẻ cho sự kiện. Tuy nhiên, một đám đông lớn có thể dẫn đến một vài rủi ro trong sự kiện. Bên cạnh việc kiểm soát số lượng người đến và ra về như thế nào thì bạn hãy thử cân nhắc về việc bạn sẽ kiểm soát đám đông này tại địa điểm tổ chức ra sao. Việc lên kế hoạch phòng ngừa những rủi ro như vậy sẽ giúp sự kiện của bạn duy trì bầu không khí náo nhiệt, sôi nổi mà không quá hoảng loạn về những phát sinh bất chợt xảy ra trong sự kiện. Một vài điều cần cân nhắc như:- Các lối vào tại sự kiện của bạn như thế nào và những rủi ro liên quan đến đường xá xung quanh đó ra sao?- Bạn đã có những biển chỉ dẫn rõ ràng để hướng dẫn và quản lý dòng người đang xếp hàng vào sự kiện chưa?- Trong các trường hợp khẩn cấp, phương án cho lối vào/thoát hiểm là gì và chúng sẽ hoạt động như thế nào trong những trường hợp khẩn cấp?- Giả sử trong sự kiện có đám đông đang chen lấn xô đẩy, thậm chí xuất hiện hành vi quấy rối thì bạn sẽ bố trí người như thế nào để ngăn chặn trường hợp này xảy ra?

3. Trẻ em tham gia trong sự kiện:

Đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải lưu tâm. Nếu trong sự kiện của bạn có trẻ em tham dự thì bạn cần phải tính toán các rủi ro có thể xảy ra và những phương án phòng tránh cần thiết. Những điều này bao gồm việc quản lý trẻ bị lạc và làm thế nào để thông báo đưa các em về với người lớn đi kèm; rủi ro tại điểm vui chơi hay bất cứ các khu vực dành cho trẻ em. Bạn cần phải bố trí nhân viên liên tục kiểm tra mọi thứ xung quanh khu vực để có thể đảm bảo sự an toàn cho trẻ.

4. Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển:

Trong tổ chức sự kiện, phương vận chuyển thiết bị, F&B của các nhà cung cấp… hay các phương tiện di chuyển của khách tham dự là một trong những điều bạn cũng cần phải ý. Sức chứa của bãi đỗ như thế nào? Lối ra vào có thuận tiện không? Cần sắp xếp bao nhiêu người điều phối xe ra vào đúng khu vực? Hãy dành thời gian lên kế hoạch cho vấn đề này, đánh giá các khả năng có thể xảy ra xung quanh và đưa ra các kế hoạch giải quyết phù hợp để tạo nên sự nhịp nhàng trong tổ chức cũng như thoải mái của người tham dự.

5. An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên:

Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đảm bảo an toàn cho người tham dự và tạo cho họ những khoảnh khắc khó quên. Tuy nhiên, nhân sự làm việc trong sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng để làm nên một chương trình hiệu quả. Đảm bảo sự an toàn của những thành viên trong nhóm của bạn là cực kỳ quan trọng và bạn cần phải biết những rủi ro có thể xảy ra với họ. Điều này có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích. Vì vậy, hãy cùng họp bàn với toàn bộ nhóm và nghĩ về các viễn cảnh có thể xảy ra. Theo cách này, bạn sẽ chuẩn bị những phương hướng giải quyết phù hợp cho các thành viên trong nhóm. Đến khi gặp những tình huống khó khăn xảy ra thì điều đó không còn là vấn đề của bạn, bởi các thành viên trong nhóm đã biết chính xác cần phải làm những gì.

Với mong muốn phục vụ tốt nhất cho khách hàng của mình, tất cả các bảng giá dịch vụ tiệc cưới, mọi chi phí cho khâu tổ chức đều được Trần Gia Event báo giá rõ ràng và minh bạch với khách hàng.

Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng, Trần Gia Event cũng đã đưa ra nhiều mức giá dịch vụ để mọi người lựa chọn và hoàn toàn có thể yên tâm về chi phí bỏ ra sẽ luôn là phù hợp nhất với chất lượng dịch vụ được tận hưởng.

Liên hệ Trần Gia để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005