Bí quyết làm sự kiện khai trương thu hút truyền thông và khách hàng

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Lễ khai trương không chỉ là cột mốc đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp, thương hiệu hay cửa hàng mới – mà còn là cơ hội quý giá để tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng, đối tác và truyền thông.

Một sự kiện được tổ chức bài bản, sáng tạo, chỉn chu sẽ giúp bạn lan tỏa hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ, thu hút sự chú ý và khơi gợi thiện cảm trong lòng người tham dự. Nhưng để làm được điều đó, không đơn thuần là dựng sân khấu, cắt băng và mời khách – mà là cả một hành trình chuẩn bị chiến lược, tinh tế trong từng chi tiết.

Dưới đây là những “bí quyết” quan trọng mà Trần Gia Event – đơn vị chuyên tổ chức khai trương và sự kiện thương hiệu tại Hà Nội – đúc kết từ hàng trăm sự kiện thành công.

1. Xác định rõ thông điệp & nhóm đối tượng mục tiêu

Không phải mọi buổi khai trương đều giống nhau. Một showroom xe hơi, một spa, một cửa hàng thời trang hay quán cà phê sẽ có định hướng tổ chức rất khác nhau.

Trước khi bắt tay vào khâu tổ chức, hãy trả lời:

• Bạn muốn khách hàng nhớ đến điều gì sau buổi khai trương?
• Đối tượng bạn cần thu hút là ai: người tiêu dùng, nhà đầu tư, truyền thông, KOLs hay cộng đồng địa phương?

Khi xác định đúng định hướng từ đầu, bạn sẽ dễ dàng xây dựng concept phù hợp, lựa chọn hoạt động, lời mời, quà tặng và truyền thông theo đúng tệp khách hàng – từ đó tạo được hiệu ứng sâu và lan tỏa.

2. Làm nổi bật “điểm nhấn” để tăng khả năng viral

Sự kiện khai trương cần có một “điểm chạm” mạnh để khách tham dự nhớ đến, thậm chí sẵn sàng chia sẻ trên mạng xã hội.
Điều đó có thể đến từ:

• Một không gian sáng tạo: thiết kế sân khấu độc đáo, khu vực check-in bắt mắt
• Tiết mục khai màn ấn tượng: múa trống nước, múa lân LED, trình diễn Hologram hoặc tiết mục công nghệ kết hợp thương hiệu
• Hoạt động trải nghiệm tại chỗ: dùng thử sản phẩm, workshop mini, photo booth tương tác
• Ưu đãi chỉ diễn ra trong ngày khai trương

Khách mời, khách hàng và truyền thông luôn có xu hướng chia sẻ những trải nghiệm lạ – hay – đẹp. Vì vậy, chỉ cần bạn tạo ra “điểm nhấn” đủ ấn tượng, sự kiện sẽ tự lan tỏa mà không cần tốn quá nhiều chi phí truyền thông.

3. Truyền thông đồng bộ – Trước, Trong và Sau sự kiện

Không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng “khai trương xong là xong”, vì không có chiến lược truyền thông đủ mạnh.
Một buổi lễ chỉ thực sự trọn vẹn khi được truyền thông nhất quán và kéo dài hiệu ứng qua 3 giai đoạn:

• Trước sự kiện: xây dựng kế hoạch truyền thông – teaser, banner, thư mời, bài đăng countdown, hợp tác KOLs nếu cần
• Trong sự kiện: Livestream, ảnh chụp chuyên nghiệp, quay video recap
• Sau sự kiện: đăng lại khoảnh khắc ấn tượng, tổng kết, cảm ơn, chia sẻ từ khách mời

Việc truyền thông nhất quán giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu, giữ sự chú ý của khách hàng, và thúc đẩy tương tác, chuyển đổi sau sự kiện.

4. Đừng để rủi ro kỹ thuật làm “mất điểm” buổi lễ

Một sân khấu đẹp sẽ vô nghĩa nếu âm thanh bị rè, ánh sáng không đủ, hay khách không nghe rõ lời phát biểu. Một lễ khai trương chỉ kéo dài 1–2 giờ, nhưng mọi sự cố nhỏ có thể làm ảnh hưởng đến trải nghiệm chung, thậm chí gây hiểu lầm về sự thiếu chuyên nghiệp của thương hiệu.

Hãy chắc chắn rằng bạn có một đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, đủ thiết bị, phương án dự phòng và khả năng xử lý tình huống nhanh chóng.

Tại Trần Gia Event, tất cả các thiết bị từ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, nhà giàn không gian… đều do đội ngũ nội bộ vận hành, giúp kiểm soát tối đa chất lượng và tiến độ.

5. Chọn đúng đối tác – Một ekip đủ năng lực sẽ nâng tầm sự kiện của bạn

Ý tưởng tốt rất cần, nhưng để hiện thực hóa được, bạn phải có một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, am hiểu ngành hàng và linh hoạt trong cách xử lý.

Trần Gia Event tự hào là đơn vị tổ chức hàng trăm sự kiện khai trương, khánh thành mỗi năm cho các thương hiệu lớn – nhỏ tại Hà Nội và miền Bắc.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn concept và kịch bản chương trình theo ngành nghề
• Thiết kế sân khấu – khu vực lễ tân – khu check-in
• Cung cấp thiết bị: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn LED, nhà giàn, bàn ghế
• Vận hành sự kiện, nhân sự điều phối, lễ tân, MC, PG
• Hỗ trợ truyền thông – Livestream – quay dựng clip recap chuyên nghiệp

Sự kiện khai trương thành công không chỉ đẹp – mà phải có giá trị lan tỏa. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, một buổi lễ khai trương được tổ chức bài bản là bước đi chiến lược giúp bạn:

• Khẳng định uy tín thương hiệu
• Thu hút khách hàng mục tiêu
• Tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ
• Khơi mở truyền thông và kết nối đối tác

Nếu bạn đang chuẩn bị cho một sự kiện khai trương – từ cửa hàng đầu tiên đến chuỗi chi nhánh tiếp theo – hãy để Trần Gia Event đồng hành từ khâu ý tưởng đến triển khai.